實習范文|秘書接電話禮儀常識(集錦十三篇)

發布時間：2022-09-11

秘書接電話禮儀常識(集錦十三篇)。

? 秘書接電話禮儀常識

　　1、及時接電話

一般來說，在辦公室里，電話鈴響3遍之前就應接聽，3遍后就應道歉：“對不起，讓你久等了?！比绻茉捜苏谧鲆患o的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

2、確認對方

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂!哪位?”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應說：“請稍等?！比缓笥檬盅谧≡捦?，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，并且問：“需要留言嗎?我一定轉告!”

3、講究藝術

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

最后，應讓對方自己結束電話，然后輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之后掛電話。

護士基本禮儀

　　(一)護士儀容儀表服飾禮儀

1、護理人員上班一律著規定工作服(夏季可著裙裝)、帽、工作鞋。

2、工作服應合體、平整，保持衣扣完整，無破損，無污跡，并佩帶掛表、胸卡。

3、著淺色(肉色或白色)襪，工作服內衣領不可過高，顏色反差不可過于明顯，自己的衣、褲、裙不得超露出工作服、工作褲的底邊。

4、不佩帶外露首飾，如耳環、手鏈、戒指、腳鏈等。

5、女同志發型：短發側不掩耳，長發需盤發，頭發周圍固定，前劉海不得過眼。男同志頭發整潔，不留長發。

6、可淡妝上崗，不留長指甲及涂有色指(趾)甲油。

7、院區內不得穿拖鞋、背心、短褲。、

8、外出期間應著便裝，不得穿工作服進食堂就餐或出入其他公共場所。

　　(二)護士舉止禮儀

護士站、坐、行的正確姿態原則：穩重、端莊、大方、優美。共同要求：頷首、目光平視、表情自然，挺胸收腹，兩肩收緊，自然向后。

(1)站立頭：微抬，目光平和，自信。肩：水平。上身：挺直收腹。雙手：自然下垂在身體兩側或交叉于小腹處。雙足：靠攏夾角15°~20°，重心在足弓。

(2)坐頭、肩、上身同站立要求。一足稍向后，一手輕拉衣角，另一手展平工作服后下部，輕坐下。臀坐于椅子2/3或1/2處，雙手自然交叉放于一大腿上，雙膝輕輕靠攏，兩足自然踏平。

(3)行走頭、肩、上身同站立要求。雙手前后擺動幅度約30°，兩腿靠攏，沿一直線小步前進。

(4)持物治療盤：頭、肩、上身、兩腿同行走要求。雙手持盤1/3或1/2處，肘關節成90°角，治療盤距胸前方約5cm。病歷卡：頭、肩、上身、兩腿同行走要求。左手持病歷卡1/3或1/2處，右手輕托病歷卡右下角。

(5)拾物頭略低，兩肩、上身同站立要求。右腿后退半步下蹲拾物，直立、右腿邁步行走。(6)開關門頭、肩、上身同站立要求。身體略轉，半面朝向門，距門約40cm，一手輕帶門扶手，另一手微扶門邊將門輕輕開關。

(7)推治療車肩、上身、兩腿同行走要求。身體略向前傾，治療車距身體前側約30cm，兩手扶治療車左右兩側扶手，肘部自然放松，約成135°~160°角，向前輕輕推動治療車，盡量減少治療車推行過程中發出的聲響。

一、規范的儀表護理工作是一門科學，又是一門藝術，要想做好護理工作，首先應該把握好與患者初次見面的時機，給患者留下美好的第一印象，這是建立良好護患關系的基礎?；颊呷朐汉螅紫茸⒁獾氖亲o士的儀表。著裝直接影響護士的形象，護士著裝應符合護理工作的職業特點，護士服要大方、合體、干凈，燕尾帽要戴的端正，給患者一個利落的感覺;其次是長發不脫肩，不化妝或淡妝上崗，給患者以整潔俊美之感;第三是要精神飽滿，以贏得患者的尊重和信任，這是建立良好護患關系的開端。

二、規范的形體語言微笑會給人一種親切感，對患者來說微笑勝過千言萬語，可以大大縮短護患之間的距離，從而減少患者的心理壓力，消除護患之間的陌生感和恐懼感。形體語言是非語言交流的一個方面，在日常工作中要特別注意。走路時步履輕盈、挺胸抬頭、平視前方，進病房時要先敲門，做到“四輕”(即關門輕、操作輕、說話輕、走路輕);患者向你走來時要起身相迎，患者行動不便時要出手相助;在為病人測量血壓、心率和脈搏需要接觸病人的身體時，要先將手搓熱;在為病人做暴露操作時要用屏風遮擋;在護理操作時應認真、細致、規范，著力的輕重、范圍大小要適當。在與患者交往中，不要面無表情、皺眉頭，也不要表現出不耐煩和漫不經心;工作時不要穿響底鞋，不要用腳開門等等。護士通過這些形體語言，可使病人消除顧慮、減少緊張情緒。

三、規范的職業用語俗話說，“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒?！弊o士在護理工作中熟練掌握和使用文明用語是非常重要的。工作中應該“請”字當頭，“謝”字結尾，在接待病人或進行各項護理操作時，應根據不同的病人、病情、年齡、性別、職業、地位、文化背景等給患者一個合適的稱謂，以表示對患者的尊敬。每次交接班時向病人問一聲好，晚上熄燈時向病人道聲晚安，患者提出問題時應耐心傾聽，做好解釋、解答和安撫工作，由于護理操作失敗給病人增加了痛苦，要說“對不起”，以表示歉意。

四、嫻熟的專業技術患者患病后，既要忍受疾病的折磨，承擔精神壓力，還要忍受各種治療帶來的痛苦。所以，護士在進行各項護理操作時要為患者著想。操作時動作要輕柔、嫻熟，以減輕患者的痛苦和思想負擔，給患者以安全感。

護士禮儀的重要性

隨著現代化醫學模式的轉變和護理學的發展，嚴格護理管理、完善護理程序、強化護士高度的責任感都是不可缺少的促進要素。然而，貫穿這些要素的其中，護士禮儀已成為當前護理教育中急需解決的問題，是臨床護理工作的`內在品質和靈魂。

對護士禮儀的認識及語言修養

禮儀是護士的職業形象，儀表端莊、言談舉止、音容笑貌都有助于培養積極的心態，養成高度的自制力和高超的領導才能，受到別人的尊重和愛戴，并在職業工作中獲得驚人的成績。語言是人們在社會生活中廣泛運用的一種傳遞信息和交流情感、溝通人際關系的工具，是心靈的聲音，護士美好的心靈要通過言談舉止體現出來，給患者留下美好的印象，從而獲得患者的信任、尊重及安全感。

熱情禮貌待人，產生美好的第一印象

患者入院時，當班護士迎上前去，目光正視患者，點頭微笑問候，送患者到病房，讓患者休息，護士作自我介紹，向患者介紹環境、經管醫生、飲食作息并親切的告知患者將為其提供周到的服務，使患者感到親切和溫暖。住院患者由于環境改變和疾病的影響，會有不愉快、不滿甚至憤怒、憂郁等情緒。護士在護理工作中，要充分體現寬容大度、體貼耐心的職業性格，消除患者不穩定情緒，引導患者積極配合治療護理，保持輕松愉快的心境，使患者早日順利康復。

規范的言行舉止是與患者溝通的橋梁

在對患者進行護理治療時，得體的稱呼使患者感到自然、親切，對老人應用尊稱，年齡和自己相仿的可稱姓名，對兒童可適當運用觸摸以減輕兒童的陌生、恐懼感。護士在與患者交談時，應以平等待人的態度，尊重患者的自尊心，既要使患者感到溫暖、親切，又要保持一定的嚴肅性。如:為患者解除憂慮時，話題可從同情、關心患者的問題談起，誘導患者說出心中的憂愁，護士就能了解患者的心態，給予啟發、引導和鼓勵，用輕松愉快的語言緩解患者愁悶的心緒，獲得與患者溝通的良好關系。

隨著人類精神文明和物質文明的發展，人們的需求水平在不斷的提高，護士禮儀教育在臨床護理中不容忽視，因此應該將護士禮儀教育貫穿于護理患者的各個環節中，從而提高護理整體素質。

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接電話要及時

電話鈴響之后，一定要在三聲鈴響之內拿到聽筒，否則會有怠慢客人之嫌。如果一時騰不出空來，讓電話響了四聲以上，拿起電話后應向對方道歉：“對不起，讓您久等了。”然后不要等著人家問什么說什么，首先應報單位名稱及所屬部門。

如果你另有電話要去接，要事先告訴他，不要讓他在電話那邊等待時間過長，一般要在15秒中之內對擱置的電話有所回應，表明你時刻關注著對方。

接電話要注意聲音語調

在接電話的時候，由于你的姿態、笑容、表情對方完全看不見，因此，你的善意，友好，完全依靠你的語言和聲調來表達。在平時，你講話的聲調不太好，你對語言不大講究，別人還可以看見你的態度舉止和你的面部表情。

但在通話時，一切只能依靠聲音來表達。所以你必須很小心的控制你的聲調，讓你的聲調能夠溫暖、親切的、舒適的、悅耳的傳達出你的友好，同時，你的口齒也要清晰的傳達出你談話的`內容。

請注意，你的口要正對著話筒，口唇離開話筒大約半寸，音量不要太大或太小，咬字要清楚，說話速度要比平時略慢，必要時把重要的話重復兩次，提到時間、地點、數目時一定要交代的非常仔細。

接電話要面帶微笑

微笑不只表示自己的心情好壞與否，那種親切明確的快樂會感染身邊的每一個人。所以工作的時候不要把自己的不良情緒帶給大家，即使生活中有很多的不如意，還是要以一個樂觀的心態去面對，把快樂帶給身邊的每一個人。

接電話的時候也是一樣，即使對方看不到你的表情，但是愉悅的笑容會使聲音自然、輕快、悅耳，可以留給對方很好的印象。由于臉部表情可以影響聲音的變化，所以在通電話時也要抱著對方正在看著自己的心態去應對。

禮貌接聽打給別人的電話

如果你接到了打給周先生的電話，你可以這樣說：

（電話響起）

小王：早上好，銷售部，我是小王。

客戶：周先生在嗎？

小王：您找周先生是嗎？

如果周先生在你身邊，你可以大聲一點，讓旁邊的他聽到，迅速作出反應，要是周先生愿意接聽，就說請稍等，若是周先生不愿意接聽，你可以說：“對不起，他剛走開，請問您是哪位？”對方此時留言，你可大聲重復一遍，讓周先生決定是否接聽，如果周先生又愿意接聽了，你還可以說：“請稍等，他回來了。”這是個既能表現自己的禮貌，又能幫同事避免尷尬的好方法。

接到打錯的電話要保持禮儀

萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持禮儀風度，切勿發脾氣耍態度。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關系”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”“看仔細了”。

如果有可能，不妨問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，是借機宣傳了本單位以禮待人的良好印象。

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在平時的學習、工作或生活中，大家都有寫作文的經歷，對作文很是熟悉吧，作文要求篇章結構完整，一定要避免無結尾作文的出現。那么一般作文是怎么寫的呢？以下是小編為大家收集的“媽媽，接電話！”_作文，歡迎大家分享。

這是一個真實故事，一天，正在商場買選購商品，手機響了，話筒里傳來一個稚嫩的小女孩聲音：“媽媽，你在那里？快回來吧，我好想念你??！”我知道一定又是打錯了電話，因為我沒有女兒只有一個八歲的兒子，這年頭打錯電話也實在不足為奇。我生氣地對小女孩說了一聲“你打錯電話了，怎么亂認媽??？”便掛斷了電話?？善婀值氖虑橛职l生了，連續幾天，這個電話不斷地打過來，攪得我好心煩，有時我粗暴地回絕了她，有時我干脆不理她，讓手機響個夠。不久這個電話又一次又一次地打來了，與往次不同的是，在我始終不接的情況不，那邊一直堅持不懈地撥打著。我終于忍不住了，接通了那個小女孩的電話，聽到孩子有氣無力的聲音：“媽媽，你快回來吧，我好想你??！爸爸說這個電話沒有打錯，是你的手機號碼，不然我念給你聽好嗎？136………沒錯吧？媽媽，我全身好痛?。“职终f你工作很忙，天天都是爸爸一個人照顧我，他都快累壞了。媽媽，我知道你幸苦，如果你來不了，你就在電話里再吻蘭蘭一次好嗎？”聽了孩子天真的要求不容我拒絕，我也是作母親的，我于是對著語筒響亮地親了幾下，接著就聽到了孩子那邊斷斷斷續續地聲音：“謝謝…媽…媽…我好高興…好…幸…福…要是能……見見…媽…媽就更…好了”。

這次電話打過幾天后，我還真對這個打錯的電話產生了興趣，可從那次通話后，這個電話卻莫名其妙地消失了。終于，我忍不住照著那個手機號碼打了過去，接電話的不是小女孩而是一個低沉的`男人聲音：“對不起，大姐，前幾天一定給你添了很多麻煩，實在對不起你，我本想把事情處理完后在打電話向你道歉的。這孩子命很苦，生下來就有先天性心臟病，不久又得上了骨癌，她媽媽不久前又因一場車禍奪去了生命，孩子想媽媽，我實在不敢把這個消息告訴孩子，每天的化療，孩子痛得受不了，已經把孩子折磨得夠可憐了，當孩子痛得最讓她難以忍受的時候，她嘴里總是呼喊著媽媽，我實在不忍心看著孩子這樣，那天就隨便編了個她媽媽的手機號碼，真沒想到竟打給了你，還好你是女性，不然我還真不知該怎樣去安慰她…”我馬上問他：“孩子現在怎么樣了？”他回答：“蘭蘭已經走了，你當時一定是在電話里吻了她，因為她是帶著微笑走的，臨走時小手里還緊緊攥著那個能聽到‘媽媽’聲音的手機……不知什么時候，我的眼前已模糊了一片。當初我為什么不多同她說說話啊……

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1.及時接電話。

電話鈴響了，要及時去接，不要怠慢，更不可接了電話就說“請稍等”，撂下電話半天不理人家。

2.主動報家門。

自報家門是一個與人方便、自己方便，且節約時間、提高效率的好方式。

3.認真聽對方說話。

接電話時應當認真聽對方說話，而且不時有所表示，如“是”，“對”，“好”，“請講”，“不客氣”，“我聽著呢”，“我明白了”等等，或用語氣詞“唔”、“嗯”、“嗨”等，讓對方感到你是在認真聽。

漫不經心，答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。

4.如果使用錄音電話，應事先把錄音程序編好，把一些細節考慮周到。

不要先放一長段音樂，也不要把程序搞得太復雜，讓對方莫名其妙、不知所措接電話的學問禮儀禮儀大全。

5.如果對方打錯了電話，應當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。

6.在辦公室接電話聲音不要太大接電話聲音太大會影響其他人工作，而且對方也會感覺不舒服。

7.替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉電話時為受話人提供便利。

在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機號等。

8.如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應禮貌、客氣地詢問對方：‘對不起，您是哪一位?‘

9.在電話中傳達有關事宜，應重復要點，對于號碼、數字、日期、時間等，應再次確認，以免出錯。

10.掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經掛斷電話，才能輕輕掛上電話。

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口腔科前臺基本電話禮儀

1.聲音：吐字清晰、愉快、充滿微笑的聲音;

2.態度：尊敬、熱情、親切、客氣、樂于服務;

3.姿勢：保持正確的姿勢，如同對方就在您面前一樣;

4.鈴響聲之內，拿起電話機首先自報家門，然后再詢問對方來電的意圖等;

5.電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復和附和，以示對對方的積極反饋;

6.應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄;

7.電話內容講完，應等對方結束談話再以"再見"為結束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬;

8.禮貌用語

?接聽用語：接聽電話：您好，掌上明珠。

?基本禮貌用語：您好、請、謝謝、對不起、再見。

?道歉語：對不起、請原諒、打憂您了、失禮了等。

?征詢語：請問您需要幫助嗎?我能為您做什么嗎?您還有別的事嗎?請您……好嗎?

口腔科前臺接聽電話禮儀

鈴響三聲以內必須接聽電話;認真傾聽對方的電話事由;中途若遇急事需要暫時中斷與對方通話時，應先征得對方同意，并表示感謝;繼續通話時，須向對方致歉;通話完畢，須等對方放下電話后，方可放下電話。

口腔科前臺撥打電話禮儀

電話接通后，應首先向對方致以問候，如“您好”，并作自我介紹;使用敬語，交待清楚要找的人的姓名及要做的事;通話完畢時，應說“謝謝您(麻煩您)，再見”。

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電話禮儀常識：電話鈴響兩遍就接，不要拖時間

拿起呼筒第一句話先說“您好”。如果電話鈴響過四遍后，拿起聽筒應向對方說：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

電話禮儀常識：電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法

通電話時要注意盡量使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。電話接通后，主動問好，并問明對方單位或姓名，得到肯定答復后報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事)，以使對方感到為難。

電話禮儀常識：非常規電話的處理

如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況后掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說臟話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。

電話禮儀常識：分清主次

1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。

2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯系。

3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之后再繼續和前者通話。

4.不能因為圖清凈隨便撥下電話線。

電話禮儀常識：規范地代接電話

代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關系。

1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的事情。

2.記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事后忘記，對方講完后，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

3.及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容，托他人轉告。

電話禮儀常識：錄音電話

1.留言制作要規范。留言內容一般包括這么幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

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1 . 打開的是手機，看到的是短信，祝所有祈望和祝福涌向你，祈望你心情舒暢萬事如意，愿這美好心愿化作真誠的祝福送給你：百分百開心生活更精彩！

2 . ——НиколайВикторович，говоритНикитинКогоавымоглиыпринятьменя?

3 . ：布什董事長，這位是我的好朋友，塞繆爾

4 . Попросите,пожалуйста,ктелефонугоспоинаВана請王先生接電話。

5 . 心情因你而閃亮，話語因你而芬芳，笑容因你而燦爛，快樂為你綻放，鮮花為你送上，愿美麗永遠陪伴，身體永遠健康，天天笑得得像花兒一樣。

6 . ——Завтраунасначинаетсяконференцияияуузанятвсюнеелю

7 . ——ДаВовторойполовиненяАге?

8 . It’sagreathonortomeetyou很高興認識你。

9 . Попросите,пожалуйста,ктелефонугоспоинуМаЛину請叫馬林先生聽電話。

10 . Hey,Ben,canyouintroducemetoyourboss?

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有時這可能是通話中最難把握的一部分!你可以祝福別人，例如在合適的情況下說 good luck on that interview 或 hope you feel better soon。此外，你可能想要確認一下你們制訂的任何計劃：I'll see you on Friday, then. 有時最簡單的方式就說你和某人通話非常的愉快。而且，記得技巧的在你準備結束對話之前加上單詞well：Well John, it's been a pleasure talking to you.

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當本人接聽打給自己的電話時，應注意及時接聽并謙和應對，無論對方地位尊卑，都要待人以禮，下面是關于接電話的基本禮儀，一起來學習下吧：

及時接聽

電話鈴聲響起，要立即停下自己手頭的事，盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話，也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度。

一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較合適?！扳徛暡贿^三聲”是一個原則，也是一種體諒撥打電話的人的態度，而且鈴聲響起很久不接電話，撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時，要道歉，向對方說“抱歉，讓您久等了”。

謙和應對

在接電話時，首先要問候，然后自報家門，向對方說明自己是誰。向發話人問好，也有向發話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發話人真正要通話的對象。

在私人住所接聽電話時，為了安全起見，可以不必自報家門，或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話，也不要勃然大怒，口出穢語，而要耐心解釋。

在接聽電話時，要聚精會神，認真領會對方的話，而不要心不在焉，甚至把話筒擱在一旁，任憑通話人“自言自語”而不顧。

分清主次

其一，電話鈴聲一旦響起，接電話就成為最緊急的.事情，其他事情都可以先放一邊。接聽電話時，不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事，在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。

其二，有時候確實有無法分身的情況，比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間，不宜與來電話的人深談，此時可以向來電話的人簡單說明原因，表示歉意，并主動約一個具體的雙方都方便的時間，由自己主動打電話過去。一般來說，在這種情況下，不應讓對方再打過來一次，而應由自己主動打過去，尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間，就要遵守約定，按時打過去，并向對方再次表示歉意。

其三，如果在接聽電話的時候，適逢另一個電話打了進來，切忌不要中斷通話，而要向來電話的人說明原因，要他不要掛斷電話，稍等片刻。去接另一個電話的時候，接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來，或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之后，再繼續方才正接聽的電話。

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通話是現代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現代通訊工具進行交往, 具有快捷、方便的特點。盡管不是面對面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時進行溝通。

在公務活動中, 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答復事項, 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是

移動電話, 都要遵守一定的禮儀規范。

學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識, 沒有掌握通話的技巧和禮儀規范, 就會影響公務活動的開展, 甚至損害機關單位的形象。

怎樣打電話?

誰不會打電話?也許你會發出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問題的。

時間選擇。公務通話一般要在辦公時間內進行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打, 除非有特別緊急的`事情。如果是撥打國際長途電話, 要注意時差, 不要擾人清夢。要掌握通話的時間, 一般不宜過長, 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須征詢對方是否方便, 否則就要另約時間聯系。

表述得體。通話表述要符合禮儀規范, 不能高調門, 語驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語速適中, 過快了容易讓人聽不清楚, 產生匆忙應付的感覺; 慢條斯理, 拿腔拿調, 也容易引起人的反感。

舉止得當。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無法接通的情況就表現得很不耐煩, 甚至甩話機。電話接通后, 要等鈴聲響過六遍后, 確信對方無人接聽, 才掛斷話機。通話時不要抱著電話四處走動; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。

注意環境。打電話要注意周圍環境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環境, 待安靜下來再撥通電話。

怎樣接電話?

接電話要注意以下禮儀:

及時接聽。電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

文明應答。接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候對方, 并自報家門:

你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢問對方: 你好! 請問找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對方不在的原因, 或告訴對方聯系方法。一般不宜用你是誰、你找誰、有什么事之類的話發問。與對方通話, 要盡量每問必答,但不要答非所問, 東拉西扯, 大聊其天。對方交談內容結束要即時道別, 說聲再見。

做好記錄。公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話后放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重復一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等, 最好加以核實, 避免記錯。

一些特殊電話的接聽。對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉, 說聲沒關系后掛機。對一些難纏的電話, 要學會說不, 設法擺脫對方的糾纏, 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰、想知道我在干什么嗎之類的謎語電話, 可以用別讓我猜謎了、我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應對。

? 秘書接電話禮儀常識

1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽時機。太快或太慢接聽電話都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話筒，對方會沒有思想準備。就象你希望和某個人講話，如果他猛然沖到你的面前，你也會嚇一跳的;如果在第三聲響后接聽，對方已經有等待的感覺了。所以我們在第二次鈴聲響過以后拿起話筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽，應該有道歉的話語，如“您好!讓您久等了”。

2、接聽電話的動作。第一聲電話鈴聲響起，我們可以把左手放在電話上，準備用左手拿話筒，右手進行電話記錄(左手寫字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話筒)。

●實習報告網編輯們互相安利的暗號:

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3、接聽的第一句話。通常拿起話筒，我們習慣性的第一句話是“喂”。嚴格來講，“喂”是試話筒的聲音。當接聽電話勝作的一部分時，應該體現精煉、從容的職業感覺，所以“喂”這句開場白是必須去掉的。取而代之的應該是問候語。

其他時間可以說“您好”。

5、電話中的稱謂。詢問對方的姓名時應該說：“請問您貴姓?”，不能直接問“你叫什么名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨后的稱謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓+職務”的稱呼方式，或者說××先生、××女士。

6、措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

7、聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內容對別人的影響占20%，而你的聲音對別人的感染力占到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話里應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

8、微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，它是一種美好的感覺，在電話里看不到但是感覺的到!

9、你的情緒和身體姿態。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

10、正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該說“他(她)恰好不在”，或者說“公務外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該說“好的，請稍等?！比舴謾C無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當的告訴對方“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍?！庇袝r辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的說明“對不起，我接個電話?！睂ψ约簺]有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回復，如果有特殊的情況沒能及時回復，一定要向對方做一個簡單的解釋。

在電話鈴聲響起后，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以后再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應該在拿起話筒后先向對方表示自己的歉意并做出適當的解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。

如果是在家里接聽電話，盡管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽，也應向對方表示歉意。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。

在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然后自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱.

自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規范的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。

在家里接電話可以有很多選擇，規范一點的可以用：“喂，你好!”問候對方。當然在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家里，關鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的，過于規范化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

例如：電話開門基本話術“您好，，這里是XX，我是小薛，很高興為您服務。[若兩秒沒有應答]，請問有什么可以為您服務的?”;

找相關人員，“請稍等”，5秒以內，電話人不能接聽，須說明“您好，XX很快就來”“您好，XX正在XX，請稍等一陣”。

要找的人不在或不能接聽電話時的處理。這里，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。

例如：當場不能接聽電話，“您好，XX正在XX，方便讓他等下打給您嗎?”[是/否]“好的，我記錄了”。

當事人不在，“您好，XX[人]XXXXX，等他來了我讓他回給您可以嗎?”[是/否]“好的，我記錄了”

接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關系。但事實上，并非錯打的電話都必定與自己沒有關系，有時，對方也恰恰是與自己有重要關系的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。

接電話時，對對方的談話可作必要的重復，重要的內容應簡明扼要的記錄下來，如時間、地點、聯系事宜、需解決的問題等。在辦公室工作的人員，應該有意識的訓練自己的聽辨能力。

假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理?！边@樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。

電話交談完畢時，應盡量讓對方結束對話。當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，并等對方掛了以后再掛電話，最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。若確需自己來結束，應解釋、致歉。通話完畢后，應等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。

注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。

從平時生活中的點點滴滴做起，形成良好的習慣，不要不關心細節，因為細節決定成敗。

電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因為對方不僅會注意你的內容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話中盡量要采用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產生想與你溝通的心情，這樣機會就會大很多了。

有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以后再接，會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客戶的話，可能會影響雙方的合作。

所以，在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態，但是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：說一句讓您久等了。

一般的規范電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

當對方在與你說再見的時候，同時你也要禮貌的回復對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認通話結束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什么?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘后趕到會場?！边@樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，并請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方愿意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會派人跟您聯系的?！?/p>

如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還數一會兒我再給您打過去?”

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，zl就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

對于接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話?！比绻騺黼娫挼娜酥皇怯幸恍┬∈?，便可以當即回絕，然后迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。

什么是“電話形象”?

(1)指的是人們在使用電話時，所留給通話對象以及其他在場者的總體印象。一般來說，它由使用電話時的態度、表情、語言、內容以及時間等各個方面組合而成;

(2)“電話形象”在人際交往中發揮著重要的作用，國家公務員在使用電話時要注意維護自身的“電話形象”。

打電話時應當遵循什么樣的原則?

1、“通話3分鐘原則”;

(1)在正常的情況下，每一次打電話的全部時間，應當不超過3分鐘;

(2)一般在通話時，都要有意識地簡化內容，盡量簡明扼要;

(3)這個原則在許多國家，都要求公務員當作一項制度來遵守。

2、“鈴響不過三聲原則”。

? 秘書接電話禮儀常識

接電話禮儀知識

(1)接聽電話禮儀

電話鈴響應立即去接，一般電話鈴響不超過三次。

首先致以簡單問候。如“早上好”或“您好”，語氣柔和親切。外線電話報單位名稱，內線電話報部門或崗位名稱。然后認真傾聽對方的電話事由，如需傳呼他人。應請對方稍候;如是對方通知或詢問某事，應按對方要求逐條記下，并復述或回答對方，記下時間、地點和姓名。最后對對方打來電話表示感謝，等對方放下電話后，自己再輕輕放下。

(2)撥打電話禮儀

首先將電話內容整理好，正確無誤查好電話號碼后向對方撥出號碼。對方接聽后應致以簡單問候，并作自我介紹。然后說明要找的通話人的姓名或委托對方傳呼要找的人，如確定對方為要找的人應致以簡單的

問候。接著按事先準備的通話內容逐條講述，確認對方明白或記錄清楚后，應致謝語、再見語。最后等對方放

下電話后自己再輕輕放下。

(3)通話時的聲音禮儀

首先，咬字要準確。通話時如果咬字不準，含含糊糊，就難讓人聽清聽懂。其次，音量調控。音量過高會令人耳鼓欲裂;音量過低，聽起來含糊不清。第三，速度適中。通話時講話的速度應適當的放慢，不然就可能產生重音。最后，語句簡短。通電話時所使用的語句務必精煉簡短，不僅可以節省對方的時間，而且會提高聲音的清晰度。

在電話接聽過程中要特別注意避免以下不禮貌現象出現：

無禮：接待人員接聽電話時不以禮相待，或電話鈴響遲遲不接，或者對客人的來電內容追根問底，或表示出不耐煩的情緒等等。

傲慢：接電話時盛氣凌人，語氣不好。

有氣無力、不負責任：在接待中無精打采，有氣無力，對客人的'電話不負責任，承諾不兌現。

急躁：接聽電話時不等對方說完自己搶話說，或一口氣說得太多太快，或未等對方把話講完就掛機。

優柔寡斷、拖泥帶水：回答對方的問題似是而非，猶猶豫豫，毫無把握。

態度粗魯、語言生硬：如連續聽到幾個打錯的電話便出口傷人。

辦公室接電話技巧

及時接聽

接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒后，應立即說“您好!”然后通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這里是×××組織部辦公室，我是小馮”。電話鈴響了較長時間后才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

文明應答

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當對方說明要找的人后，應說“請稍等”，然后找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋并提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?”

認真傾聽

在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉后再請求對方重復。對重要的內容應記錄，并請求對方重復確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什么事情嗎?”當確認對方已經講完之后，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

接聽細節

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規范，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

聲音親切

拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音里。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

做好記錄

電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領導安排工作、調度工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，并及時將情況報告相關領導及參會人員。